一個(gè)好的項(xiàng)目管理工具可有效提高組織團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目規(guī)劃、執(zhí)行和進(jìn)度管理的能力。

項(xiàng)目管理工具為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建了一個(gè)公開(kāi)透明的信息渠道，讓每個(gè)成員都可以互相了解誰(shuí)在做什么工作，什么時(shí)候能夠完成。項(xiàng)目管理工具具有一系列強(qiáng)大的功能，包括：

靈活的項(xiàng)目視圖，如甘特圖、表格和項(xiàng)目任務(wù)視圖；也包括數(shù)據(jù)分析、項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤和資源分配；...

這些是許多業(yè)務(wù)流程管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。當(dāng)組織團(tuán)隊(duì)開(kāi)始進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，很多團(tuán)隊(duì)都會(huì)為項(xiàng)目尋找一個(gè)適合的項(xiàng)目管理軟件以降低項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)。其實(shí)這有很多數(shù)據(jù)用來(lái)參考，根據(jù)調(diào)研情況估算，約有77%的優(yōu)秀企業(yè)會(huì)使用項(xiàng)目管理工具。

此外，使用項(xiàng)目管理工具的組織團(tuán)隊(duì)相比從不嘗試管理工具的組織團(tuán)隊(duì)，所投入的資金會(huì)少很多倍。這些數(shù)據(jù)都從一定程度上證明了項(xiàng)目管理工具的重要性。

一、項(xiàng)目管理工具的定義

從基本定義來(lái)看，項(xiàng)目管理工具是幫助團(tuán)隊(duì)規(guī)劃、管理和優(yōu)化整個(gè)組織資源的軟件。項(xiàng)目管理工具的業(yè)務(wù)和功能各有差異，但會(huì)包含一些共同點(diǎn)，如下：

任務(wù)跟蹤和分配：項(xiàng)目管理工具都能夠支持在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中分配和跟蹤任務(wù)。父項(xiàng)目和子項(xiàng)目：以上這些任務(wù)從業(yè)務(wù)上進(jìn)行拆分，屬于不同的特定項(xiàng)目，因此大多數(shù)項(xiàng)目管理工具既有父項(xiàng)目（業(yè)務(wù)體量較大的項(xiàng)目）和子項(xiàng)目（屬于父項(xiàng)目的較小項(xiàng)目）。協(xié)同工作：所有項(xiàng)目管理工具都支持某些協(xié)作功能，無(wú)論是在單個(gè)任務(wù)上協(xié)作、聊天或是支持同步更新信息，或是支持更為強(qiáng)大的協(xié)作能力。文檔共享：要成功完成任務(wù)和項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)需要能夠共享并同步使用文檔和資源。所以大多數(shù)項(xiàng)目管理工具都支持文檔共享和協(xié)同編輯功能。

二、項(xiàng)目工具的重要性

項(xiàng)目管理工具對(duì)組織或團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。

首先，使用工具有助于保持團(tuán)隊(duì)工作井然有序，并確保工作流程遵循既定的規(guī)則。

其次，利用工具可以清楚地分配和了解項(xiàng)目或任務(wù)相關(guān)的所有活動(dòng)信息。項(xiàng)目管理工具還允許團(tuán)隊(duì)通過(guò)評(píng)論、聊天等方式清晰快速地進(jìn)行溝通。

三、如何選擇項(xiàng)目管理工具

市場(chǎng)上有數(shù)千種管理工具，為團(tuán)隊(duì)找到最佳的項(xiàng)目管理工具可能是比較困難的。很多時(shí)候，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人購(gòu)買項(xiàng)目管理工具，卻在幾個(gè)月后才發(fā)現(xiàn)只有他們自己是使用工具的人。在進(jìn)行管理工具之間的比較時(shí)，需要注意，有效的項(xiàng)目管理工具應(yīng)該滿足兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：首先，項(xiàng)目管理工具應(yīng)該具有項(xiàng)目經(jīng)理所需的所有功能。其次，該工具應(yīng)該是整個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都愿意使用的東西。

滿足這兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難，因此本篇文章列舉了9個(gè)關(guān)鍵步驟，以確保能夠找到最適合團(tuán)隊(duì)需求的項(xiàng)目管理工具：

1.明確項(xiàng)目管理的需求

選擇工具的第一步是需要識(shí)別團(tuán)隊(duì)當(dāng)前工作方式中遇到的問(wèn)題。將這些問(wèn)題分類整理并以列表的形式記錄下來(lái)，在之后進(jìn)行分析參考。團(tuán)隊(duì)可能遇到的問(wèn)題包括：

各部門之間缺乏溝通項(xiàng)目規(guī)劃雜亂無(wú)章，錯(cuò)過(guò)截止日期無(wú)法準(zhǔn)確理解客戶反饋團(tuán)隊(duì)成員之間的工作量不均勻接收通知消息過(guò)多開(kāi)展太多浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議

當(dāng)對(duì)比項(xiàng)目管理工具的所有業(yè)務(wù)和功能時(shí)，需要進(jìn)行參考分析：這個(gè)工具能解決團(tuán)隊(duì)遇到的這些問(wèn)題嗎？如果答案是否定的，那么就將該工具從待選列表中刪除，防止讓不重要的東西（如銷售的演示、精美的界面、可有可無(wú)的功能）影響決策。同時(shí)還可以使用這個(gè)問(wèn)題列表作為關(guān)鍵參考點(diǎn)，來(lái)定義團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目管理工具中想要的功能。將每個(gè)功能按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行標(biāo)記，以快速了解項(xiàng)目管理工具與團(tuán)隊(duì)的匹配程度。

2.研究適合的項(xiàng)目管理工具

確定團(tuán)隊(duì)的需求后，就可以初步選擇有哪些適合的項(xiàng)目管理工具。以下是一些簡(jiǎn)單的方法：

問(wèn)問(wèn)同事他們過(guò)去喜歡用什么工具與您所在行業(yè)的其他項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行交流在行業(yè)網(wǎng)站上查看建議閱讀專業(yè)的項(xiàng)目管理工具評(píng)測(cè)文章

首先，優(yōu)先考慮團(tuán)隊(duì)成員的反饋，了解他們以前的喜歡使用什么工具，這樣公司會(huì)更容易采用。然后將每個(gè)管理工具的功能列表和定價(jià)與團(tuán)隊(duì)的需求列表進(jìn)行比較，需要多花一點(diǎn)時(shí)間尋找更適配團(tuán)隊(duì)的工具。比如，團(tuán)隊(duì)需要甘特圖嗎？需要看板嗎？這樣一步步對(duì)比所有功能，評(píng)估完待選工具之后，留下五個(gè)以內(nèi)的最終選項(xiàng)，并讓團(tuán)隊(duì)成員也對(duì)這幾個(gè)最終選項(xiàng)進(jìn)行投票，挑選出一個(gè)大多數(shù)人選擇的項(xiàng)目管理工具。

3.試用項(xiàng)目管理工具

接下來(lái)需要團(tuán)隊(duì)成員測(cè)試一下這個(gè)工具，目前市面上幾乎所有的項(xiàng)目管理工具都支持免費(fèi)試用，即使不支持，許多公司也很樂(lè)意在客戶提出要求時(shí)提供試用服務(wù)。首先，需要召集一些團(tuán)隊(duì)成員一起試用該工具，確保選擇具有不同職能和工作風(fēng)格的成員，這樣可以提供不同的意見(jiàn)，防止未來(lái)遇到各種各樣的問(wèn)題。

如果可以的話，直接讓試用團(tuán)隊(duì)使用一個(gè)真正的項(xiàng)目來(lái)測(cè)試管理工具。如果是快速體驗(yàn)工具的功能只花費(fèi)十幾分鐘就能完成，但當(dāng)用它來(lái)管理真正的項(xiàng)目工作時(shí)，就需要詳細(xì)進(jìn)行使用。否則將無(wú)法真正了解工具與項(xiàng)目管理需求相關(guān)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。

同時(shí)，這些公司的客戶服務(wù)體驗(yàn)也很重要。想要推動(dòng)一個(gè)新工具的使用，即使非常匹配團(tuán)隊(duì)，也需要付出學(xué)習(xí)和適應(yīng)成本。一個(gè)好的產(chǎn)品提供商可以帶來(lái)不一樣的體驗(yàn)，例如可以請(qǐng)求銷售進(jìn)行產(chǎn)品演示，并花30分鐘到1小時(shí)了解服務(wù)商自己如何使用該工具，也可以討論團(tuán)隊(duì)期望的功能；您也可以向支持團(tuán)隊(duì)進(jìn)行提問(wèn)，看看他們需要多長(zhǎng)時(shí)間才能做出回應(yīng)；查看他們的幫助中心和資源，看看是否可以幫助用戶快速入門；詢問(wèn)您的銷售代表，如果需要更多服務(wù)，他們會(huì)如何進(jìn)行支持。

4.收集團(tuán)隊(duì)成員的反饋

在完成項(xiàng)目管理工具的試用后，就可以收集每個(gè)成員的使用體驗(yàn)，參考以下幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行反饋信息收集：

項(xiàng)目管理工具會(huì)可以提高工作流程的效率嗎？最喜歡和最不喜歡工具的哪些方面？花費(fèi)了多少時(shí)間熟悉工具？推薦工具給身邊人的可能性有多大？

接下來(lái)，回到第一步中的問(wèn)題列表，查看試用的工具如何解決團(tuán)隊(duì)的主要問(wèn)題。同時(shí)也需要考慮項(xiàng)目管理工具如何讓團(tuán)隊(duì)在不同部門之間進(jìn)行協(xié)作，或與其他產(chǎn)品集成進(jìn)行協(xié)作，這樣才能有效提高整體工作效率。

5.評(píng)估使用工具的成本

在選擇項(xiàng)目管理工具時(shí)，不僅需要考慮每個(gè)用戶的價(jià)格，還要考慮在團(tuán)隊(duì)中推行該工具所需的時(shí)間。再想一想團(tuán)隊(duì)當(dāng)前的工作流程浪費(fèi)的時(shí)間、失去的機(jī)會(huì)和造成的問(wèn)題。新工具如何優(yōu)化這些問(wèn)題？如果可以預(yù)估到這個(gè)工具長(zhǎng)期的價(jià)值，那么這個(gè)工具就是值得選擇的。

團(tuán)隊(duì)還應(yīng)該考慮哪種付款方式是最適合的，是按月訂閱，或者是按年付款？這是一項(xiàng)長(zhǎng)期投資，我們應(yīng)該找出公司資源的最佳利用方式。

6.獲取管理層的認(rèn)同

當(dāng)準(zhǔn)備實(shí)施項(xiàng)目管理工具時(shí)，最好得到領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)同與支持，因?yàn)楣ぞ邥?huì)改變團(tuán)隊(duì)成員的日常工作流程，我們可以通過(guò)以下幾種方式獲得支持：

工具選擇委員會(huì)中包含領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的成員與領(lǐng)導(dǎo)層就當(dāng)前的工具問(wèn)題進(jìn)行溝通向領(lǐng)導(dǎo)層提供過(guò)去成功實(shí)施的數(shù)據(jù)分析

7.購(gòu)買項(xiàng)目管理工具

一旦得到了組織團(tuán)隊(duì)中決策人的認(rèn)可，就可以購(gòu)買該工具了。由于大多數(shù)項(xiàng)目管理工具都是根據(jù)用戶數(shù)進(jìn)行購(gòu)買，因此建議購(gòu)買1-2個(gè)小團(tuán)隊(duì)，并將其作為測(cè)試，以便驗(yàn)證和熟悉工具之后向組織其他團(tuán)隊(duì)推廣。

8.實(shí)施項(xiàng)目管理工具

這個(gè)階段已經(jīng)確定了項(xiàng)目管理工具，相關(guān)的研究也已經(jīng)完成。但是別忘了新工具的實(shí)施計(jì)劃。要改變并適應(yīng)一個(gè)新的工作流程，對(duì)大多數(shù)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)都是比較困難的，因此需要一個(gè)盡可能順利推行新工具的計(jì)劃?？梢钥紤]以下關(guān)鍵點(diǎn)：

時(shí)間線：想在什么時(shí)候讓所有團(tuán)隊(duì)都使用工具？是想按階段進(jìn)行還是一次性完成？是否需要其他成員參與時(shí)間線制定？培訓(xùn)：不同的團(tuán)隊(duì)需要什么樣的培訓(xùn)？誰(shuí)來(lái)提供？如何提供？用戶：誰(shuí)能夠成為這個(gè)工具的主要用戶？如何讓他們習(xí)慣使用？集成：打算什么時(shí)候設(shè)置關(guān)鍵集成？誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行設(shè)置？

一旦讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都加入使用新工具，主要用戶就必須樹(shù)立一個(gè)好榜樣。確保主要用戶持續(xù)使用該工具，并隨時(shí)回答其他成員的任何問(wèn)題。

9.進(jìn)行回顧

新工具在完成實(shí)施后，回顧一下整個(gè)過(guò)程會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)很有幫助。團(tuán)隊(duì)在實(shí)施的哪些方面會(huì)與之前預(yù)估的有所不同？實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的哪些問(wèn)題導(dǎo)致過(guò)程不順利？當(dāng)在思考這些問(wèn)題時(shí)，可以向工具的銷售和客戶成功團(tuán)隊(duì)直接反饋，或許他們可以說(shuō)明這個(gè)工具的某些相關(guān)使用場(chǎng)景，來(lái)幫助我們解決問(wèn)題。

同時(shí)，與團(tuán)隊(duì)成員定期溝通也很重要，需要了解他們?nèi)绾问褂庙?xiàng)目管理工具，可以在哪些地方進(jìn)行改進(jìn)，以及從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看如何更好地實(shí)施工具。

總體而言，讓團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)并使用新的項(xiàng)目管理工具，整個(gè)過(guò)程可能有點(diǎn)冗長(zhǎng)和復(fù)雜，但一旦新的工具得到實(shí)施并有效進(jìn)行使用，它可以使每個(gè)成員的工作變得輕松許多。

四、國(guó)內(nèi)外一些頂級(jí)項(xiàng)目管理軟件盤點(diǎn)

通過(guò)其他人對(duì)工具的使用經(jīng)歷、評(píng)價(jià)能夠幫助我們更快的判斷這個(gè)工具使用體驗(yàn)、支持服務(wù)情況，以做到盡快排除。俗話說(shuō)“好評(píng)看自己，差評(píng)看媒體”就是這個(gè)道理。

1.國(guó)產(chǎn)研發(fā)項(xiàng)目管理工具榜單TOP1（36Kr）：PingCode

2.國(guó)外項(xiàng)目管理工具市場(chǎng)占有率Top1：Atassian（如今已經(jīng)對(duì)國(guó)內(nèi)用戶停售本地版，政策詳情可通過(guò)以下文章了解：哪些國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目管理工具可以替代Jira？國(guó)產(chǎn)軟件與jira大對(duì)比）

3.國(guó)內(nèi)通用項(xiàng)目協(xié)作工具市場(chǎng)占有率Top1：Worktile

4.國(guó)外最佳易用項(xiàng)目管理工具：Trello

5.最佳開(kāi)源項(xiàng)目管理軟件：Redmine

6.最佳個(gè)人項(xiàng)目管理軟件：Teambition（對(duì)個(gè)人永久免費(fèi)）

以上工具的測(cè)評(píng)、功能、優(yōu)劣勢(shì)等可以通過(guò)以下文章了解：

高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理都在使用哪些項(xiàng)目工具？23年排名前十的項(xiàng)目管理軟件